Dosarele de personal

Are parte din timpul Clientilor este consumat pe activitati administrative. In managementul resurselor umane procesarea manuala al documentelor impiedica responsabilul sa se concentreze pe activitatile critice. Reducerea erorilor, a presiunii timpului si a sarcinilor administrative manuale cu Fluxurile de Lucru. Aceasta solutie automata, permite stocarea dosarelor de personal electronice intr-o aplicatie dedicata (RWS) si partajarea lor cu userii autorizati oriunde si oricand. Meniul contine desigur instrumente de masurare a KPI’s si rapoarte ce ofera informatii importante privind activitatea de HR.

Empresa de Arquivo de Documentação SA (EAD), companie portugheză din domeniul arhivării digitale, aduce pe piaţa din România serviciul E-adeverinţa, prin accesarea căruia companiile îşi pot digitaliza arhivele istorice în vederea emiterii a adeverinţelor de tip sporuri şi venituri pentru dosarele de pensie.

Potrivit estimărilor din piaţă, 3% dintre cei aproximativ cinci milioane de pensionari din România au solicitat adeverinţe pentru recalcularea pensiilor din 2018 până în prezent. Asta înseamnă aproape 150.000 de cereri, concentrate în perioadele imediat următoare modificărilor legislaţiei privind pensiile.

Companiile cu istorie mai veche de anii 2000, din industrii precum cea minieră, siderurgică, auto şi nu numai, trebuie să îşi mobilizeze mai mulţi angajaţi pentru a procesa un număr de maximum 10 cereri într-o lună.

Empresa de Arquivo de Documentação (EAD), una dintre cele mai mari companii portugheze din domeniul arhivării digitale, aduce pe piața din România serviciul E-adeverința, prin accesarea căruia companiile își pot digitaliza arhivele istorice în vederea emiterii rapide a adeverințelor de tip sporuri și venituri pentru dosarele de pensie.

În prezent, procedurile sunt extrem de complicate. Cărțile de muncă au trecut la formatul electronic din 2001, iar pentru perioada anterioară acestui an, angajatorii trebuie să emită adeverințe de muncă, în maximum 30 de zile de la primirea solicitărilor în acest sens. Potrivit estimărilor din piață, 3% dintre cei aproximativ cinci milioane de pensionari din România au solicitat adeverințe pentru recalcularea pensiilor din 2018 până în prezent. Asta înseamnă aproape 150.000 de cereri, concentrate în perioadele imediat următoare modificărilor legislației privind pensiile.

O companie din zona de producție ce a avut sporuri pentru condiții grele de muncă, cu câteva mii de angajați în anii ‘85 – ’90, probabil că primește între 60-120 de cereri de adeverințe anual. Aici venim noi în ajutor, prin serviciul E-adeverința. Companiile își vor simplifica toate procedurile, vor salva resurse importante de oameni și vor reduce costurile pe termen lung. Prin accesarea serviciului EAD, arhivele fizice se vor transforma în unele electronice, iar toate datele necesare eliberării adeverințelor pentru venituri vor putea fi accesate imediat”, explică Liviu Zamfir (foto dreapta), Chief Operation Manager EAD România.

Ar fi cazul să trecem și noi de era dosarului cu șină. Astfel, serviciul E-adeverință este adus pe piața din România. Prin accesarea acestui serviciu, companiile îşi pot digitaliza arhivele istorice în vederea emiterii a adeverinţelor de tip sporuri şi venituri pentru dosarele de pensie.

Acest tip de serviciu este adus în țara noastră de către Empresa de Arquivo de Documentação SA (EAD), companie portugheză din domeniul arhivării digitale.

Potrivit estimărilor din piaţă, 3% dintre cei aproximativ cinci milioane de pensionari din România au solicitat adeverinţe pentru recalcularea pensiilor din 2018 până în prezent. Asta înseamnă aproape 150.000 de cereri, concentrate în perioadele imediat următoare modificărilor legislaţiei privind pensiile.

Companiile cu istorie mai veche de anii 2000, din industrii precum cea minieră, siderurgică, auto şi nu numai, trebuie să îşi mobilizeze mai mulţi angajaţi pentru a procesa un număr de maximum zece cereri într-o lună.

Una dintre cele mai mari companii portugheze din domeniul arhivării aduce pe piaţa din România propriile soluţii prin care transformă fluxul de lucru fizic al documentelor în unul digitalizat. Iar aici apar numeroase beneficii, de la eficientizarea activităţii celor angajaţi, costurile cu privire la închirierea spaţiilor, până la reducerea acestora.

Empresa de Arquivo de Documentação SA aduce pe piața din România serviciul E-adeverința, prin accesarea căruia companiile își pot digitaliza arhivele istorice în vederea emiterii rapide a adeverințelor de tip sporuri și venituri pentru dosarele de pensie.

În prezent, procedurile sunt extrem de complicate. Cărțile de muncă au trecut la formatul electronic din 2001, iar pentru perioada anterioară acestui an, angajatorii trebuie să emită adeverințe de muncă, în maximum 30 de zile de la primirea solicitărilor în acest sens. Potrivit estimărilor din piață, 3% dintre cei aproximativ cinci milioane de pensionari din România au solicitat adeverințe pentru recalcularea pensiilor din 2018 până în prezent. Asta înseamnă aproape 150.000 de cereri, concentrate în perioadele imediat următoare modificărilor legislației privind pensiile.

Companiile cu istorie mai veche de anii 2000, din industrii precum cea minieră, siderurgică, auto și nu numai, trebuie să își mobilizeze mai mulți angajați pentru a procesa un număr de maximum 10 cereri într-o lună. Există și arhive fizice vechi de 60 de ani, foarte greu de accesat, păstrate în condiții improprii, cu anumite documente degradate sau distruse complet. Nu de puține ori, termenul de 30 de zile se depășește, iar foștii angajați, în nume propriu sau ca grup, dau în judecată companiile pentru întârzieri semnificative în eliberarea adeverințelor. Pe lângă amenzi, firmele riscă și plata unor penalități pentru lunile de întârziere.

Empresa de Arquivo de Documentação SA, una dintre cele mai mari companii portugheze din domeniul arhivării digitale, aduce pe piața din România serviciul E-adeverința, prin accesarea căruia companiile își pot digitaliza arhivele istorice în vederea emiterii rapide a adeverințelor de tip sporuri și venituri pentru dosarele de pensie.

În prezent, procedurile sunt extrem de complicate. Cărțile de muncă au trecut la formatul electronic din anul 2001, iar pentru perioada anterioară acestui an, angajatorii trebuie să emită adeverințe de muncă, în maximum 30 de zile de la primirea solicitărilor în acest sens.

Potrivit estimărilor din piață, 3% dintre cei aproximativ cinci milioane de pensionari din România au solicitat adeverințe pentru recalcularea pensiilor din 2018 până în prezent. Asta înseamnă aproape 150.000 de cereri, concentrate în perioadele imediat următoare modificărilor legislației privind pensiile.

„Companiile cu istorie mai veche de anii 2000, din industrii precum cea minieră, siderurgică, auto și nu numai, trebuie să își mobilizeze mai mulți angajați pentru a procesa un număr de maximum 10 cereri într-o lună. Există și arhive fizice vechi de 60 de ani, foarte greu de accesat, păstrate în condiții improprii, cu anumite documente degradate sau distruse complet. Nu de puține ori, termenul de 30 de zile se depășește, iar foștii angajați, în nume propriu sau ca grup, dau în judecată companiile pentru întârzieri semnificative în eliberarea adeverințelor. Pe lângă amenzi, firmele riscă și plata unor penalități pentru lunile de întârziere”, arată compania EAD.

According to EAD data, the largest Portuguese player in the digital archiving market, also present in Romania, more than half of Romanian entrepreneurs are reluctant to digital archiving of documents, amid fear of cyber attacks, but also considering the legislation in force. This legislation stipulates that some documents must be kept in physical form for five years, but others must be kept for 10 or even 50 years.

According to a study done by PwC, Romanian entrepreneurs are the most advanced in the use of digital technologies compared to their counterparts in the other 14 central and eastern European states. Thus, 64% of them have already designed a strategy for digitization, double the average in the region. According to the study, Romanian entrepreneurial companies occupy the top positions in the region in the use of essential digital technologies such as Artificial Intelligence (AI), Augmented Reality (AR), blockchain, drones, Virtual Reality (VR) and 3D printing.

“Although most Romanian entrepreneurial companies are aware that investments in digitalisation have a long-term impact, in terms of digital archiving, the same companies are quite reluctant. In the current context, where about half of Romanians want to work partly or completely remotely, it is essential for entrepreneurs to give their employees the opportunity to work from home without affecting workflows,” says Bruno Amaro, CEO of EAD Digital Romania.

Scanam documentele ce sunt finalizate din perspectiva activitătii Clientului, extragem datele si stocăm imaginile intr-un spatiu virtual dedicat accesibil ulterior printr-un web portal (RWS). Se pot crea functii/reguli de căutare adaptate nevoilor clientului pentru o regăsire rapida a documentelor.

Imaginile digitale pot fi păstrate in sigurantă pe serverele EAD, fiind disponibile pentru consultare 24/7, impreună cu o gama extinsa de alte servicii, parte a unui abonament; sau se pot livra clientului, pe un spatiu de stocare portabil, FTP link după ce proiectul este finalizat..

Project Management – Processual workflow including (can be adapted to existing CRM):

Issued Offers;

Adjudicated Offers;

New Client service;

Client satisfaction outcome. Here, the processual workflow is fundamental for the fulfilment of all registered and highlighted stages. Helps considerably the internal audits and the control of offers issued vs adjudicated. The analysis of the flows will allow the perfecting of the sales processes and merit the performing employees.

Client services request – Management of Client requests. Ad-hoc flow registering all requests from Clients, independent of entry channel.

Implemetare si performantele aplicatiei RWS

Asa cum am mentionat deja mai sus, fiecare solutie va fi adaptata nevoilor Clientului. Asta inseamna ca o prima evaluare trebuie facuta. Implementarea va fi bugetata considerand marimea firmei, complexitatea proiectului si serviciile utilizate:

- Se vor audita fluxurile de lucru interne

- Se vor evalua documentele ce trebuie dematerializate (scanate)

- In urma trecerii in forma digitala a documentelor, se vor reorganiza fluxurile de lucru

- Daca este cazul se pot integra fluxuri de lucru bazate pe sistem de ticketing

- Pentru integrarea aplicatiei RWS cu alte sisteme ale Clientului se poate proiecta/crea un soft de legatura

- Solutie Demo

Performanta

Dupa configurarea infrastructurii si fluxurilor, solutia este implementata si incepe sa functioneze. Tarifarea va avea la baza o taxa lunara pe numar de useri si pe spatiu de stocare. Aceste sume vor acoperi si mentenanta, suportul tehnic sau actualizari